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13.12.2021
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Comment optimiser son temps quand on est assistant de gestion ?

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En tant qu’assistant de gestion d’une entreprise du BTP, vous êtes toujours happé par le temps. Tâches administratives, appels clients qui s’enchaînent, dossiers à traiter en urgence, imprévus à gérer avec les fournisseurs… Vous vous retrouvez en fin de journée avec la nette impression de ne pas avoir avancé sur vos dossiers. Optimiser votre organisation est aujourd'hui obligatoire.

 

Comment optimiser son temps efficacement sur les tâches administratives ?

L’ assistant de gestion d’une entreprise du bâtiment a en charge les tâches spécifiques relatives au secteur du BTP : suivi administratif des offres et des marchés de l'entreprise, suivi administratif des travaux, gestion administrative de la sous-traitance, assistanat dans la gestion administrative du personnel, etc. C’est la véritable cheville ouvrière de la bonne gestion des dossiers, grâce à sa parfaite communication avec les collaborateurs de l’entreprise, mais aussi ses partenaires et interlocuteurs externes.

 

La journée d’un assistant de gestion d’une entreprise du BTP s'apparente souvent à une véritable course contre la montre pour réaliser toutes les tâches prévues dans son agenda. Alors, comment ne pas se laisser déborder ? Comment gagner du temps et de la sérénité sur les tâches indispensables du métier qu’il est difficile d’annuler ? Comment définir ses priorités et s’y tenir ? Des méthodes testées et éprouvées existent pour mieux gérer votre temps au quotidien.

Listez vos tâches avec une to-do-list

Réaliser les devis clients, valider les commandes, relancer les fournisseurs, suivre les dossiers administratifs... Une fois arrivé à votre bureau, vous êtes happé par le quotidien ? Avez-vous pensé à établir votre to-do-list pour la journée ? Cela n’a l’air de rien, mais définir ce que l’on va faire en arrivant le matin (ou la veille avant de quitter le bureau, c’est encore mieux !) permet de commencer directement son travail. Le simple fait de réfléchir quelques minutes à ce que vous devez faire et l’écrire vous permettra de voir les choses autrement et de gagner du temps.

Résultats : Votre organisation de travail cadre votre journée. En établissement une to-do-list avec des objectifs concrets et atteignables, vous serez d’autant plus productif. Vous passerez d’une tâche à l’autre rapidement, en sachant parfaitement ce que vous devez faire.

Prioriser et planifier vos tâches pour optimiser votre temps

Un projet de construction est une opération complexe souvent parsemée d’imprévus. Vous vous demandez si cette tâche est urgente, importante ou les deux ? Difficile pour un assistant de gestion d’une entreprise du BTP de conjuguer au quotidien toutes vos casquettes. Entre les chantiers, l’aspect commercial et la gestion administrative, vous ne savez plus où donner de la tête.

 

Prioriser ses tâches est fondamental pour reprendre en main sa charge de travail. Le recours à la matrice d’Eisenhower (du célèbre président américain) est un classique qui vous permettra de classer les tâches selon 4 conditions :

  1. Urgent et important : les tâches que vous devez faire immédiatement
  2. Important, mais pas urgent : les tâches que vous programmerez pour plus tard
  3. Urgent, mais pas important : les tâches que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre
  4. Pas urgent et pas important : les tâches que vous pouvez faire plus tard, quand le planning sera plus souple.

Gagnez du temps dans la gestion de vos e-mails

Vous êtes de ceux qui laissent leur boîte mail ouverte toute la journée ? Face aux centaines de mails reçus chaque jour, votre boîte mail est devenue votre pire ennemi ? Ce qui va suivre va certainement vous intéresser.

Le mieux pour une gestion optimale de vos mails est de vous fixer des règles lors de la consultation : pas plus de 2 à 3 fois par jour. Ménagez-vous des plages horaires pour consulter vos mails et n’ouvrez votre boîte mail qu’à ce moment-là.

Lorsque vous consultez vos mails, faites la distinction entre les messages auxquels vous pouvez répondre en moins de 5 minutes et les autres. Répondez immédiatement aux premiers et intégrez les autres à votre to-do-list.

 

Autre conseil : prenez soin de désactiver les notifications lorsque vous devez vous concentrer sur une tâche importante qui demande toute votre attention. Et fixez-vous des plages dédiées dans votre agenda consacrées à la réponse aux e-mails. Enfin, dans la mesure du possible, ne pas déroger aux règles que vous vous êtes fixées.

Créez des indisponibilités dans votre agenda pour les tâches importantes

Lorsque vous décidez de traiter des sujets importants qui nécessitent de la réflexion, accordez-vous des plages horaires durant lesquelles vous ne souhaitez pas être dérangé. Cela ne signifie pas pour autant laisser tomber vos collègues ou décrocher totalement de votre activité. Il s'agit de prendre du recul tout en continuant à contrôler les situations, mais de manière distanciée.

Pour que cela marche, imposez-vous quelques règles : ajoutez un libellé au motif d'indisponibilité et une couleur spécifique dans votre agenda, prévenez vos collègues, déléguez la réception de vos appels et autres notifications de mails.

Équipez-vous d’une solution digitale pour optimiser l’administratif des chantiers

Pour garantir un suivi administratif efficace et ne plus perde de temps inutilement, mieux vaut adopter un logiciel de gestion dédié aux spécificités du BTP. Les informations liées à l’évolution des travaux sont accessibles en temps réel. Fini l’archivage papier et les erreurs de saisie de vos pièces comptables, de même que les processus administratifs longs et répétitifs, les attentes de documents bloquant l'avancée sur des dossiers et la gestion des notes de frais.

Les solutions numériques sont conçues pour vous faire gagner du temps. Elles permettent en effet de récupérer facilement les informations clés et de traiter plus rapidement des données. Celles-ci sont reconnues dans les documents transmis (factures, notes de frais…) et intégrées automatiquement dans vos logiciels comptables. Sans compter que, grâce au digital, vos saisies sont contrôlées et le risque d’erreur est diminué.

De plus en plus d’entreprises du Bâtiment et de la construction s'équipent de solutions numériques pour la gestion de leurs chantiers. Faites le pas.

 

 

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