Comment optimiser son temps quand on est assistant de gestion ?

Listez vos tâches avec une to-do-list

Réaliser les devis clients, valider les commandes, relancer les fournisseurs, suivre les dossiers administratifs... Une fois arrivé à votre bureau, vous êtes happé par le quotidien ? Avez-vous pensé à établir votre to-do-list pour la journée ? Cela n’a l’air de rien, mais définir ce que l’on va faire en arrivant le matin (ou la veille avant de quitter le bureau, c’est encore mieux !) permet de commencer directement son travail. Le simple fait de réfléchir quelques minutes à ce que vous devez faire et l’écrire vous permettra de voir les choses autrement et de gagner du temps.

Résultats : Votre organisation de travail cadre votre journée. En établissement une to-do-list avec des objectifs concrets et atteignables, vous serez d’autant plus productif. Vous passerez d’une tâche à l’autre rapidement, en sachant parfaitement ce que vous devez faire.

Prioriser et planifier vos tâches pour optimiser votre temps

Un projet de construction est une opération complexe souvent parsemée d’imprévus. Vous vous demandez si cette tâche est urgente, importante ou les deux ? Difficile pour un assistant de gestion d’une entreprise du BTP de conjuguer au quotidien toutes vos casquettes. Entre les chantiers, l’aspect commercial et la gestion administrative, vous ne savez plus où donner de la tête.

Prioriser ses tâches est fondamental pour reprendre en main sa charge de travail. Le recours à la matrice d’Eisenhower (du célèbre président américain) est un classique qui vous permettra de classer les tâches selon 4 conditions :

1. Urgent et important : les tâches que vous devez faire immédiatement
2. Important, mais pas urgent : les tâches que vous programmerez pour plus tard
3. Urgent, mais pas important : les tâches que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre
4. Pas urgent et pas important : les tâches que vous pouvez faire plus tard, quand le planning sera plus souple.

Gagnez du temps dans la gestion de vos e-mails

Vous êtes de ceux qui laissent leur boîte mail ouverte toute la journée ? Face aux centaines de mails reçus chaque jour, votre boîte mail est devenue votre pire ennemi ? Ce qui va suivre va certainement vous intéresser.

Le mieux pour une gestion optimale de vos mails est de vous fixer des règles lors de la consultation : pas plus de 2 à 3 fois par jour. Ménagez-vous des plages horaires pour consulter vos mails et n’ouvrez votre boîte mail qu’à ce moment-là.

Lorsque vous consultez vos mails, faites la distinction entre les messages auxquels vous pouvez répondre en moins de 5 minutes et les autres. Répondez immédiatement aux premiers et intégrez les autres à votre to-do-list.

Autre conseil : prenez soin de désactiver les notifications lorsque vous devez vous concentrer sur une tâche importante qui demande toute votre attention. Et fixez-vous des plages dédiées dans votre agenda consacrées à la réponse aux e-mails. Enfin, dans la mesure du possible, ne pas déroger aux règles que vous vous êtes fixées.

Créez des indisponibilités dans votre agenda pour les tâches importantes

Lorsque vous décidez de traiter des sujets importants qui nécessitent de la réflexion, accordez-vous des plages horaires durant lesquelles vous ne souhaitez pas être dérangé. Cela ne signifie pas pour autant laisser tomber vos collègues ou décrocher totalement de votre activité. Il s'agit de prendre du recul tout en continuant à contrôler les situations, mais de manière distanciée.

Pour que cela marche, imposez-vous quelques règles : ajoutez un libellé au motif d'indisponibilité et une couleur spécifique dans votre agenda, prévenez vos collègues, déléguez la réception de vos appels et autres notifications de mails.