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05.11.2021
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Nos conseils pour améliorer la gestion administrative de votre chantier du BTP

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Dans un projet de construction, la gestion administrative de chantier est un aspect essentiel au bon déroulement des opérations. Pour maîtriser toutes les phases administratives d’un chantier, il est indispensable d’être méthodique et rigoureux que vous soyez dans le pôle administratif, en charge des travaux, ou dirigeant de l'entreprise. Voici nos conseils pour organiser et simplifier le suivi administratif de chantier.

 

Digitalisation : vos documents comptables centralisés

Les informations clés du chantier

Premièrement, un projet de construction est une opération complexe souvent parsemée d’imprévus. Au sein des entreprises du BTP, c’est souvent au service comptable ou financier qui s'occupe de vérifier la concordance des dépenses avec les prévisionnels du chantier.

L’analyse des données techniques, administratives et financières prend souvent la forme d’un contrôle permanent. Certaines personnes de l’entreprise se retrouvent à assurer ces tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Qui plus est manuellement faute d’être suffisamment équipées.

De plus, il existe une autre tâche propre à la gestion d’un projet BTP. Les informations clés du chantier doivent être collectées dans les temps, archivées avec précision et accessibles à tout moment. Une mission chronophage et à faible valeur ajoutée mais utile pour toutes les parties prenantes du chantier :

  • architecte,
  • conducteur de travaux,
  • chef de chantier,
  • comptable…

 

Réduire la gestion administrative

Deuxièmement, pour réduire la charge administrative de manière significative, des solutions existent. S’équiper de solutions numériques avec un accès centralisé aux données permet l’échange d’informations dans l’ensemble de l’entreprise.

À la clé : une réduction voire une élimination des retards dans la collecte, le traitement et l’analyse des données.

En pratique, la dématérialisation permet d’alimenter, sans ressaisie, les déboursés chantiers. Elle permet aussi de relier sans erreurs les factures aux bons de commande. Le contrôle des coûts et des achats s’en trouve automatisé. Les données sont consolidées, fiables et permettent une meilleure réactivité face aux imprévus.

Digitaliser pour simplifier le traitement des factures fournisseurs

Mobilité et agilité

L’une des spécificités d’un projet de construction est la mobilité de ses intervenants. Les services comptables ou les personnes dédiées à la réception et la saisie des factures doivent pouvoir consulter les informations des chantiers. Ces informations sont transmises par le conducteur de travaux ou le chef de chantier où qu’ils se trouvent et à tout moment.

Gestion des fournisseurs, rapprochement des bons de livraison, vérification des factures, montants des factures payées ou en cours de traitement… Le comptable ou le service concerné doit en effet se montrer proactif et composer à chaque fois avec des éléments nouveaux. Un bon circuit de communication interne à l’entreprise et une organisation rigoureuse sont plus qu’essentiels.

 

Digitalisation des processus

Ainsi, la digitalisation des processus apparaît indispensable pour simplifier le quotidien de votre comptabilité fournisseur. Un logiciel de suivi des factures fournisseurs aide à centraliser et classer les informations qui vous sont utiles pour suivre avec précision vos chantiers. Avec une solution dédiée, vous pouvez dire adieu à la saisie manuelle. Dites également adieu aux erreurs de saisie, aux pertes de factures et aux appels de relance de vos fournisseurs.

Toutes les informations dont vous avez besoin sont actualisées en temps réel sur votre tableau de bord de suivi des chantiers. Vous pouvez ainsi contrôler d’un coup d’œil l’état de votre trésorerie et vous assurer que les commandes fournisseurs ou les provisions sont à jour.

La digitalisation pour une gestion des collaborateurs efficace et performante

 

Le service RH

Chaque chantier est spécifique, unique et différent. Dans votre entreprise du BTP, le service des ressources humaines est mis au défi quotidiennement. Plusieurs chantiers en même temps, turnover élevé, travail de chantier imprévisible, accès informatique réduit... Toutes ces tâches demandent en effet une forte capacité d’adaptation et rendent la gestion des temps et des plannings compliquée.

 

Les données relatives aux heures et au temps de présence des ouvriers sur les chantiers sont encore souvent enregistrées et traitées manuellement. D’abord saisies sur des feuilles papier puis ressaisies sur tableurs, ces méthodes de collecte sont fastidieuses et sujettes à des erreurs de traitement des données.

Conséquences : difficile de s’assurer que les ouvriers ont bien été présents sur les sites. Surtout quand il s’agit de procéder à la gestion de la paie.

 

Responsable de la main-d'œuvre

Vous êtes en charge de contrôler les temps des équipes sur les chantiers vendus ? La question des horaires et des jours de présence est devenue un vrai casse-tête ? Il est temps de s’équiper d’une solution digitale performante à même de vous fournir une base de données fiable. Pour un meilleur suivi du temps des ouvriers sur chantier.

De plus, avec un outil de pointage digitalisé, vous pouvez relier en temps réel les informations chantiers vers les entités opérationnelles. Vous pouvez également faire remonter toutes les données indispensables. L’utilisation des outils numériques permet d’améliorer l’ensemble du processus. Et d’avoir une vue complète des heures travaillées par personne et par poste pour la gestion de paie.

 

Chef de chantier

Votre chef de chantier est au cœur de la gestion chantier grâce à la solution mobile. Cette solution numérique offre des informations plus fiables et des tâches métiers simplifiées. Fini les pointages sur des feuilles papier qui se perdent sur des tableaux Excel à rallonge et non collaboratifs.

Concrètement, l’application permet de saisir les temps de main d’œuvre en mobilité, directement depuis les chantiers. Que ce soit pour le pointage journalier des employés, des absences ou multi-chantier, le pointage pré-rempli par les informations de planification. Ce qui vous permet de réaliser rapidement les fiches de paie (heures par compagnon, frais, absences). Ainsi, vous pouvez suivre vos chantiers en toute simplicité même à distance.

Le passage au numérique pour la gestion administrative de chantier

Enfin, dans le secteur de la construction, le choix d’une solution digitale dédiée à la comptabilité fournisseur est une étape majeure. Pour une entreprise en quête d’une solution personnalisée, adaptée à son organisation décentralisée ou internationale et à ses besoins spécifiques, c'est même une nécessité.

 

 

 

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