Dans un projet de construction, la gestion administrative de chantier est un aspect essentiel au bon déroulement des opérations. Pour maîtriser toutes les phases administratives d’un chantier, il est indispensable d’être méthodique et rigoureux que vous soyez dans le pôle administratif, en charge des travaux, ou dirigeant de l'entreprise. Voici nos conseils pour organiser et simplifier le suivi administratif de chantier.
Digitalisation : vos documents comptables centralisés
Les informations clés du chantier
Premièrement, un projet de construction est une opération complexe souvent parsemée d’imprévus. Au sein des entreprises du BTP, c’est souvent au service comptable ou financier qui s'occupe de vérifier la concordance des dépenses avec les prévisionnels du chantier.
L’analyse des données techniques, administratives et financières prend souvent la forme d’un contrôle permanent. Certaines personnes de l’entreprise se retrouvent à assurer ces tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Qui plus est manuellement faute d’être suffisamment équipées.
De plus, il existe une autre tâche propre à la gestion d’un projet BTP. Les informations clés du chantier doivent être collectées dans les temps, archivées avec précision et accessibles à tout moment. Une mission chronophage et à faible valeur ajoutée mais utile pour toutes les parties prenantes du chantier :
- architecte,
- conducteur de travaux,
- chef de chantier,
- comptable…
Réduire la gestion administrative
Deuxièmement, pour réduire la charge administrative de manière significative, des solutions existent. S’équiper de solutions numériques avec un accès centralisé aux données permet l’échange d’informations dans l’ensemble de l’entreprise.
À la clé : une réduction voire une élimination des retards dans la collecte, le traitement et l’analyse des données.
En pratique, la dématérialisation permet d’alimenter, sans ressaisie, les déboursés chantiers. Elle permet aussi de relier sans erreurs les factures aux bons de commande. Le contrôle des coûts et des achats s’en trouve automatisé. Les données sont consolidées, fiables et permettent une meilleure réactivité face aux imprévus.
