Comment optimiser la gestion de ses achats de chantier ?

La gestion des achats est un risque parfois sous-estimé par les entreprises du Bâtiment ! Une bonne gestion des achats est pourtant un fort levier de rentabilité dans un projet de construction. Toutefois, il ne suffit pas de se contenter d’acheter, mais bien de mettre en place une stratégie d’achat réfléchie.

Gestion des achats de chantier : qu’est-ce que c’est ?

Dans la mise en œuvre d’un projet de construction, la gestion des achats est essentiel. Par définition, c'est l’ensemble des processus qui permet à l’entreprise de se procurer les biens ou services nécessaires au bon déroulement de son activité.

Du choix des matériaux, en passant par la commande auprès des fournisseurs, de la vérification des factures au suivi des budgets en temps réel sur les chantiers... La fonction Achat revêt aujourd’hui une réelle dimension stratégique pour la croissance de votre entreprise. Elle se doit être efficace et parfaitement maîtrisée pour accroître les marges, sans augmenter les prix.

À défaut, une gestion des achats obsolète et/ou inadaptée peut entraîner des pertes financières importantes. Mais aussi complexifier vos démarches et ralentir l’efficacité de vos collaborateurs.

Définir un processus de gestion des achats de chantier efficace

Une bonne gestion des achats et des approvisionnements de chantier repose sur une stratégie d’achat bien établie. Après avoir identifié vos besoins, il est indispensable de formaliser clairement les « règles » relatives aux processus d’achat dans une politique d’achat.

La mise en œuvre d’une politique d’achat nécessite forcément des objectifs organisationnels et opérationnels clairs et doit permettre de :

Gérer l’approvisionnement en se basant sur les besoins des chantiers et l’état des stocks.
Centraliser les achats et suivre le traitement des demandes, l’état des commandes et des livraisons.
Vérifier les factures envoyées par les fournisseurs.
Mettre les informations sur les dépenses à disposition des autres intervenants sur le chantier en temps réel.

Ces directives précises simplifient et optimisent le travail des équipes, au bureau comme sur les chantiers. Ainsi, vos collaborateurs pourront suivre les mêmes procédures. Qu’il s’agisse d’effectuer des commandes d’achats ou d’étudier les offres de fournisseurs. C’est également dans ce document que sont définies les actions à mener lorsque les achats se complexifient.

Enfin, afin que le processus d’achat se déroule sans encombre, il est important que la politique d'achats soit implémentée au sein de tous les services de l’entreprise.

Gestion des achats : comment optimiser ses performances ?

L’optimisation des processus achats doit être aujourd’hui au cœur des stratégies de gestion commerciale. Notamment pour les entreprises du BTP qui souhaitent gagner en productivité. Pour la gestion des achats de chantier, il existe des solutions digitales dédiées aux professionnels de la construction. Ces solutions facilitent la gestion des achats et des approvisionnements, de la commande au suivi des budgets.

Les outils disponibles sur le marché permettent de passer ses commandes en quelques clics. De plus, ils permettent de vérifier automatiquement les factures, les commandes et des livraisons. Le chef de chantier ou le chargé des achats a la possibilité de connaître en temps réel ses niveaux de dépenses par chantier. Tout en gardant la traçabilité de ses commandes.

Toutes les entreprises du Bâtiment ayant opté pour une solution digitale pour la gestion des achats constatent de nombreux avantages :

Réduction du temps consacré aux démarches administratives et commerciales et au suivi des commandes.
Gain de productivité pour les salariés qui peuvent se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
Augmentation des marges sans augmenter les prix des produits.
Une croissance directe des profits.

Comment choisir son logiciel pour optimiser ses achats sur chantier ?

Premièrement, avant de sélectionner le logiciel de gestion d’achat pour votre entreprise, plusieurs critères et fonctionnalités sont indispensables. IBAT vous recommande de choisir une solution numérique adaptée à votre métier du BTP. Un outil qui est compatible avec vos outils de comptabilité et de gestion existants. Le rapprochement automatique des bons de livraison et factures permettra de réduire le travail comptable.

Deuxièmement, le but est de simplifier le quotidien des chefs de chantier. Ainsi, il est préférable d’acquérir un logiciel de gestion des achats disponible sur PC, tablette, simple et facile à prendre en main. Enfin, une version disponible sur mobile (smartphone) vous permettra de passer facilement vos commandes auprès de vos fournisseurs habituels. Même directement sur le chantier en mobilité et en mode déconnecté.