Société en participation (SEP) : comment optimiser la gestion de ses achats de chantier ?

Société en participation : la mise en commun des moyens de chantier

Le secteur du BTP est un secteur de prédilection pour l'usage des sociétés en participation. En effet, ce type de montage juridique s’organise fréquemment lors de grands chantiers de construction. Il est tout à fait approprié lorsque plusieurs entreprises aux compétences complémentaires souhaitent unir leurs forces pour réaliser un chantier de construction complexe. Le recours à la SEP suppose la mutualisation des moyens en matériel ou du personnel.

Optimisation chantier : définir un processus d’achat de chantier efficace

La société en participation a la réputation d’être un mode de coopération interentreprises simple et souple à gérer. Toutefois, elle peut s’avérer complexe. En particulier pour la gestion des achats et des approvisionnements de chantier si le risque est sous-estimé.

Si vous êtes l’entité en charge de la fonction achats de la SEP, il est indispensable d’identifier vos besoins. Par ailleurs, tous les associés n'ont pas toujours la même vision des enjeux liés aux achats. Il est essentiel de prendre en compte ce facteur. Il faut également définir un processus d’achat de chantier efficace pour optimiser le travail des équipes (au bureau comme sur chantier).

Une stratégie d’achat bien établie doit formaliser clairement les règles pour :

• Gérer l’approvisionnement en se basant sur les besoins du chantier concerné et l’état des stocks.
• Centraliser les achats des différentes entités et suivre le traitement des demandes, l’état des commandes et des livraisons.
• Vérifier les factures envoyées par les fournisseurs.
• Mettre les informations sur les dépenses à disposition des autres intervenants et entités sur le chantier en temps réel.

Gestion des achats en Société en participation : un canal de communication unique pour toutes les entreprises

Harmoniser les pratiques et le processus d’achat au sein d’une entreprise en séparation est de rigueur pour améliorer la performance d’ensemble. Besoins de chantier non transmis, écarts de quantités, article supplémentaire ou manquant… Le processus de commande peut s’avérer long et complexe. Notamment si un canal de communication dédié n’est pas en place. Sans compter qu’il est essentiel pour la fonction achat de pouvoir centraliser les commandes effectuées des différentes entités. Elle doit également connaître le nombre d'achats et les montants dépensés pour gagner en d’efficacité.

Afin que le processus d’achat se déroule sans encombre, il est important que les procédures soient bien implémentées au sein des entités concernées et donc digitalisées. Dans la pratique, une solution digitale dédiée permettrait de consulter et partager les informations en temps réel. Ces informations seront transmises à l’ensemble des collaborateurs et partenaires. Si un problème de dernière minute se présente au niveau des achats, les équipes sont informées en temps réel. C’est la solution pour simplifier le processus d’achats mais aussi d’améliorer la collaboration entre les différents intervenants.

Anticiper les achats de chantier à tout moment

Trop souvent, le manque d’organisation en amont et pendant un chantier provoque des contretemps et des erreurs. Il est pourtant possible d’éviter ces erreurs, surtout quand il s’agit d’un chantier réalisé en société en participation.

Anticiper les achats de chantier peut se faire à l’aide d’une application dédiée. Entreprendre la digitalisation des achats via une plateforme digitale permet d’accélérer la transmission des demandes et des informations. Une fois les demandes actées en ligne, le chef de chantier ou le chargé des achats dispose d’une analyse financière : nombre d'achat, nombre de commandes en cours ou validées, montants dépensés par les différentes entités... Toutes ces données sont actualisées en temps réel. Elles permettant d’optimiser les achats et de contrôler la rentabilité des chantiers de façon permanente.