fbpx
06.04.2022
Actualités

Société en participation (SEP) : comment optimiser la gestion de ses achats de chantier ?

Retour

Remporter des marchés jadis inaccessibles, développer des offres complètes, partager ses investissements et risques... Autant de raisons qui poussent les entreprises du BTP à unir leurs forces en formant une société en participation. Pour mettre toutes les chances de leur côté, les différentes entités doivent s’entourer, au préalable d’un certain nombre de précautions, notamment en ce qui concerne la gestion des achats. Explications…

 

Société en participation (SEP) : kézako ?

Une société en participation (SEP) est un type d’entreprise qui, contrairement aux autres, n'est pas immatriculée au Registre du commerce et des sociétés. Par conséquent, elle n'a pas de personnalité morale et n'a ni siège social, ni raison sociale, ni patrimoine social.

Régi par les articles 1871 à 1873 du Code civil de la loi du 4 janvier 1978, son statut particulier confère une grande liberté de fonctionnement. Cela lui permet de n’exister qu’auprès de ses associés. Cette technique juridique simple, souple (et discrète) repose sur le principe de la liberté contractuelle. Le consentement de ses membres sur des règles précises concerne également tous ses éléments constitutifs.

La SEP peut être de nature civile ou commerciale, en fonction de son objet et certains principes d’ordre public doivent être respectés. De fait, les associés ont le droit de participer aux décisions collectives et doivent partager les bénéfices et contribuer aux pertes.

Société en participation : la mise en commun des moyens de chantier

Le secteur du BTP est un secteur de prédilection pour l'usage des sociétés en participation. En effet, ce type de montage juridique s’organise fréquemment lors de grands chantiers de construction. Il est tout à fait approprié lorsque plusieurs entreprises aux compétences complémentaires souhaitent unir leurs forces pour réaliser un chantier de construction complexe. Le recours à la SEP suppose la mutualisation des moyens en matériel ou du personnel.

 

Optimisation chantier : définir un processus d’achat de chantier efficace

La société en participation a la réputation d’être un mode de coopération interentreprises simple et souple à gérer. Toutefois, elle peut s’avérer complexe. En particulier pour la gestion des achats et des approvisionnements de chantier si le risque est sous-estimé.

Si vous êtes l’entité en charge de la fonction achats de la SEP, il est indispensable d’identifier vos besoins. Par ailleurs, tous les associés n'ont pas toujours la même vision des enjeux liés aux achats. Il est essentiel de prendre en compte ce facteur. Il faut également définir un processus d’achat de chantier efficace pour optimiser le travail des équipes (au bureau comme sur chantier).

 

Une stratégie d’achat bien établie doit formaliser clairement les règles pour :

  • Gérer l’approvisionnement en se basant sur les besoins du chantier concerné et l’état des stocks.
  • Centraliser les achats des différentes entités et suivre le traitement des demandes, l’état des commandes et des livraisons.
  • Vérifier les factures envoyées par les fournisseurs.
  • Mettre les informations sur les dépenses à disposition des autres intervenants et entités sur le chantier en temps réel.

Gestion des achats en Société en participation : un canal de communication unique pour toutes les entreprises

Harmoniser les pratiques et le processus d’achat au sein d’une entreprise en séparation est de rigueur pour améliorer la performance d’ensemble. Besoins de chantier non transmis, écarts de quantités, article supplémentaire ou manquant… Le processus de commande peut s’avérer long et complexe. Notamment si un canal de communication dédié n’est pas en place. Sans compter qu’il est essentiel pour la fonction achat de pouvoir centraliser les commandes effectuées des différentes entités. Elle doit également connaître le nombre d'achats et les montants dépensés pour gagner en d’efficacité.

 

Afin que le processus d’achat se déroule sans encombre, il est important que les procédures soient bien implémentées au sein des entités concernées et donc digitalisées. Dans la pratique, une solution digitale dédiée permettrait de consulter et partager les informations en temps réel. Ces informations seront transmises à l’ensemble des collaborateurs et partenaires. Si un problème de dernière minute se présente au niveau des achats, les équipes sont informées en temps réel. C’est la solution pour simplifier le processus d’achats mais aussi d’améliorer la collaboration entre les différents intervenants.

 

Anticiper les achats de chantier à tout moment

Trop souvent, le manque d’organisation en amont et pendant un chantier provoque des contretemps et des erreurs. Il est pourtant possible d’éviter ces erreurs, surtout quand il s’agit d’un chantier réalisé en société en participation.

Anticiper les achats de chantier peut se faire à l’aide d’une application dédiée. Entreprendre la digitalisation des achats via une plateforme digitale permet d’accélérer la transmission des demandes et des informations. Une fois les demandes actées en ligne, le chef de chantier ou le chargé des achats dispose d’une analyse financière : nombre d'achat, nombre de commandes en cours ou validées, montants dépensés par les différentes entités... Toutes ces données sont actualisées en temps réel. Elles permettant d’optimiser les achats et de contrôler la rentabilité des chantiers de façon permanente.

Réduire les temps d’approbation grâce à un circuit de validation de commandes efficace

Dans les projets de construction qui réunissent plusieurs entités, l’étape de validation est indispensable au processus d’achats. Que ce soit une demande de matériel ou une commande de matériaux, elles sont soumises à une chaîne de validation parfois chronophage et fastidieuse. En effet, les processus d’approbation sont rigoureux. Ils incluent nécessairement plusieurs étapes voire demande l’approbation de plusieurs personnes.

 

Avec une solution digitale adaptée à la gestion des achats de chantier, vous pouvez soumettre vos bons de commande pour approbation en temps réel. Les différents intervenants peuvent accéder à toutes les commandes en cours. Ils peuvent suivre leur état de validation, consulter l’historique et étudier les offres de fournisseurs en quelques clics. Et puisque les bons de commande sont stockés en ligne (disponibles à tout moment), les circuits de validation s’en trouvent réduits.

A la clé, les effets bénéfiques sont immédiats pour la fonction achats : réduction des temps d’approbation, meilleure performance de votre fonction achat et traçabilité des commandes.

 

Découvrez le témoignage des équipes de Demathieu Bard et GCC sur leur dernier chantier en SEP à Toulouse.

Découvrir

Ces articles peuvent vous intéresser

image métaphorique turnover
21.11.2022
Actualités
Dirigeants du BTP, comment réduire le turn-over dans votre entreprise ?
Un turn-over important, ce n'est pas bon signe ! Si vos salariés ne restent jamais bien longtemps, il est temps d’y remédier !
logiciel-gestion-tpe
31.10.2022
Actualités
Pourquoi les fournisseurs BTP doivent digitaliser leurs ventes ?
Digitaliser votre entreprise comporte de nombreux avantages. C'est une source de nouveaux clients pour votre activité et une manière simple de gagner du temps.
Salon BATIMAT 2022
29.07.2022
Actualités
IBAT vous attend au Salon BATIMAT du 3 au 6 octobre 2022
BATIMAT c’est LE salon à ne pas manquer quand on travaille dans le BTP. Retrouvez-nous cette année encore pour des démos de nos applications.

Restez informé

Retrouvez l’actualité et les bonnes pratiques du BTP dans notre newsletter.

illustration restez informé