RH et BTP : Comment établir une fiche de paie fiable ?

Dans le secteur du BTP, il est crucial d'avoir des données correctes pour établir la paie. Pourtant, les erreurs sont récurrentes et peuvent entraîner des litiges avec les salariés. Ces conflits peuvent de surcroît nuire à la réputation de l'entreprise. Voici donc les 5 étapes à suivre pour obtenir des données fiables pour la paie :

Collecte de données précises

Tout d’abord, la première étape est de collecter toutes les informations nécessaires auprès de chaque salarié.

Par exemple, vous devez recueillir :

le salaire de base,
les heures travaillées,
les heures supplémentaires,
les congés payés,
les avantages en nature…

La collecte de ces informations peut être facilitée par l'utilisation d'un système informatisé de gestion de la main d’œuvre. Certains logiciels comme iBAT Temps permettent au salarié de compléter directement ces informations en ligne.

Par ailleurs, les employeurs doivent être rigoureux lors de la collecte de ces informations. Ils doivent garantir que toutes les données sont précises et complètes. D’autant plus que les erreurs de saisie peuvent entraîner des erreurs lors de la paie ainsi que des contentieux avec les salariés.

Le recours à un logiciel de gestion de la main d’œuvre

L'utilisation d'un logiciel peut faciliter grandement le processus de calcul de la paie. En effet, il existe des logiciels spécialement conçus pour le BTP qui prennent en compte les spécificités du secteur. Vous pouvez ainsi inclure des données essentielles comme les primes liées aux conditions de travail et les conventions collectives. Ces logiciels peuvent également générer des bulletins de paie conformes aux réglementations en vigueur.

Il est recommandé de choisir un logiciel qui est régulièrement mis à jour pour être conforme aux évolutions légales et conventionnelles. Avec l’obligation de passer à la facturation électronique à partir de juillet 2024, il semble pratique de digitaliser les bulletins de salaire par la même occasion.

Conventions collectives

Un autre point à prendre en compte est la convention collective. Les conventions collectives ont des dispositions spécifiques en ce qui concerne la paie. Elles font notamment mention des primes particulières et des majorations pour les heures supplémentaires. Il est donc essentiel de bien connaître les dispositions de la convention collective applicable à l'entreprise. Assurez-vous que la paie est alors établie conformément aux règles. Par ailleurs, si vous choisissez de déployer un outil, il est important de le mettre à jour en fonction des évolutions de ces conventions.

Par exemple, si une entreprise du BTP applique la convention collective des ouvriers du Bâtiment, elle devra prendre en compte les dispositions spécifiques en matière de paie. Si elle en a un, elle devra aussi s'assurer que son logiciel de paie prend en compte ces spécificités et que les salariés sont rémunérés conformément aux mesures dictées.

Vérification des informations

En outre, avant d'établir la paie, il est primordial de vérifier l'exactitude des informations collectées. Si des informations manquent ou sont incorrectes, la paie sera affectée. C’est pourquoi il est conseillé de vérifier les données avec les salariés concernés avant d’éditer le bulletin de salaire. Vous pourrez ainsi détecter rapidement toute erreur ou incohérence et la corriger directement.

Par exemple, supposons qu'un salarié a travaillé 40 heures pour le mois de février. Avant d'établir la paie, il vous faudra vérifier que ce nombre d'heures est exact et que les autres informations sont complètes et précises. L'entreprise pourra notamment contacter le salarié pour confirmer les heures travaillées ou vérifier les données sur son logiciel de pointage.

Archivage des données

Enfin, la dernière étape pour fiabiliser les données de la paie est de toujours conserver une trace des données collectées pour chaque salarié. Stockez notamment les bulletins de paie et les justificatifs de paiement sur une plateforme en ligne.

Cette obligation légale permet à l'entreprise de répondre aux demandes des salariés et de fournir les documents justificatifs en cas de contrôle par les autorités fiscales ou sociales.

Par exemple, pour conserver une trace de vos datas, vous pouvez utiliser un dossier électronique pour chaque salarié. Cette méthode permet de retrouver facilement ces documents en seulement quelques clics.

En conclusion, la fiabilité des données est essentielle pour établir la paie dans le secteur du BTP. Vous devez donc collecter des données précises, en utilisant de préférence un logiciel adapté, et connaître les dispositions des conventions collectives. À cela s'ajoute l'importance de la rigueur et de la précision pour éviter les erreurs de saisie et les risques de contentieux. Vérifiez donc les informations de vos salariés et conservez-le en ligne. Ces bonnes pratiques garantiront la fiabilité des données et la conformité de la paie aux réglementations en vigueur.