fbpx
13.01.2022
Actualités

Pourquoi la dématérialisation des factures est indispensable pour votre entreprise ?

Retour

À compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront envoyer leurs factures de manière électronique. Si de nombreuses TPE et PME du BTP utilisent encore aujourd’hui le papier dans leurs relations avec leurs clients et fournisseurs, il est plus qu’urgent de dématérialiser vos documents. Explications…

 

Dématérialisation des factures : une obligation dès 2024

C’est une réalité : à compter du 1er juillet 2024, la facture électronique deviendra obligatoire. Toutes les entreprises du secteur privé, quel que soit leur statut juridique, leur effectif ou encore leur secteur d’activité, devront envoyer et réceptionner des factures (fournisseurs, prestataires et autres) au format électronique. Exit les factures papier !

 

La dématérialisation des factures doit respecter les obligations du Code général des impôts et :

  • Garantir l’identité de l’émetteur
  • Assurer l’intégrité de son contenu qui ne doit pas pouvoir être modifié
  • Offrir un maximum de lisibilité à toutes les étapes, de l’émission à la conservation.

 

En outre, les mentions obligatoires restent les mêmes, que ce soit une facture papier ou une facture électronique. L’article L.441-9 du Code du commerce précise que la date, le numéro de facture, l’identité de l’émetteur et du destinataire doivent obligatoirement être garantis pour une facture électronique.

Comment assurer la légalité de vos factures électroniques ?

Plusieurs méthodes existent pour créer une facture électronique viable :

  • La facture électronique non signée (PDF simple)
  • La facture électronique structurée : utilisation de l’échange de données informatisées (EDI)
  • La facture transmise par voie électronique et signée par le biais de notre cachet électronique pour une personne morale.

Suppression des frais d’impression et postaux

Le saviez-vous ? On estime en France à 15 euros le coût de traitement d'une facture papier (temps passé dessus par un collaborateur) contre 1 euro pour une facture au format dématérialisé.

Au-delà de la réduction des coûts liés au traitement et à l’envoi des courriers, il est démontré que la dématérialisation des factures divise les cycles de validation et de décision par 5 à 20.

Selon une étude PWC / DFCG, elle multiplie par 2 à 3 la productivité de traitement et réduit les coûts administratifs de 30 à 70%.

La dématérialisation des factures permet d’accélérer les délais de paiement

Un autre avantage de la dématérialisation des factures est sans aucun doute la simplification de la validation et du traitement des factures. En effet, entre la réception d’une facture client et son paiement, les factures papier sont traitées en moyenne en 14 jours. Grâce à la digitalisation de la facturation, les délais et coûts sont divisés par 5. Les envois et échanges de pièces sont instantanés, les paiements sont déclenchés plus vite et les erreurs de saisie sont évitées.

 

Les atouts de la dématérialisation des factures sont aussi visibles côté fournisseurs. Une fois les factures dématérialisées, le règlement pour le fournisseur est quasi systématique et les délais de paiement réduits de manière drastique. Le traitement des factures est bien plus rapide avec des conséquences positives sur la trésorerie des fournisseurs.

Dématérialisation des factures : plus de fiabilité et de traçabilité des opérations

Autre avantage incontestable de la facturation électronique : la traçabilité des opérations. La dématérialisation des factures contribue en effet à améliorer le pilotage de l’activité du BTP. L’utilisation de tableaux de bord intelligents permet de sécuriser le processus et protéger les données, mais aussi de détecter des doublons ou des fraudes.

 

Enfin, les informations que contiennent les factures sont automatiquement reconnues et intégrées au système d’information. La dématérialisation des factures fournisseurs permet d’éviter les erreurs de saisie, les doublons, les erreurs de paiement, les risques de fraude, ou la perte de documents.

 

Simplification des échanges avec les clients et les fournisseurs

Comme tout élément de la transformation numérique, la dématérialisation des factures contribue à nouer de bonnes relations commerciales, mais aussi à soigner la satisfaction client.

 

La dématérialisation des factures : avantage écologique

C’est peut-être la raison première de se lancer dans une politique « zéro papier » : le passage à la dématérialisation permet d’éliminer les impressions papier et contribue à la diminution d’énergie significative.

 

Dématérialisation des factures : comment la mettre en œuvre ?

Avant de vous lancer dans un projet de dématérialisation de factures, pensez à mesurer :

  • Le nombre de factures émises et reçues (en global et ventilé par fournisseur)
  • Le nombre de fournisseurs et les familles de produits et/ou de services
  • Le circuit de validation des factures (visa, bon à payer, etc.) et des factures fournisseurs
  • L'outil comptable (ERP, logiciel) utilisé dans l’entreprise dispose.

Un plan d'accompagnement est aussi à prévoir avec votre comptable.

 

 

 

Vous avez lancé la digitalisation de votre activité ?

Découvrez notre guide sur les outils à privilégier et comment les mettre en place pour une digitalisation réussie.

Téléchargez notre guide

Couverture_Guide_Outils_Digitaux_Gestion

Ces articles peuvent vous intéresser

sous-traitance
12.05.2022
Actualités
Sous-traitance et contrat de sous-traitance dans le BTP, comment ça marche ?
En tant qu’entreprise principale, vous avez la possibilité de prendre en charge tout le contrat ou bien d’en sous-traiter une partie. Explications.
societe en participation
06.04.2022
Actualités
Société en participation (SEP) : comment optimiser la gestion de ses achats de chantier ?
Nombreuses sont les entreprises du BTP qui unissent leurs forces et mettent en place une société en participation pour réaliser de gros chantiers du BTP. Explications…
gestion-temps
03.03.2022
Actualités
Comment se passe la gestion des temps dans le BTP ?
Bien gérer les temps de travail sur les chantiers du BTP, calculer les indemnités des compagnons est un exercice indispensable pour avoir une vision claire de ce qu’il se passe sur ses chantiers.

Restez informé

Retrouvez l’actualité et les bonnes pratiques du BTP dans notre newsletter.

illustration restez informé