Pourquoi la dématérialisation des factures est indispensable pour votre entreprise ?

Comment assurer la légalité de vos factures électroniques ?

Plusieurs méthodes existent pour créer une facture électronique viable :

• La facture électronique non signée (PDF simple).
• La facture électronique structurée : utilisation de l’échange de données informatisées (EDI).
• La facture transmise par voie électronique et signée par le biais de notre cachet électronique pour une personne morale.

Suppression des frais d’impression et postaux

Le saviez-vous ? On estime en France à 15 euros le coût de traitement d'une facture papier (temps passé dessus par un collaborateur). Contre 1 euro pour une facture au format dématérialisé.

Au-delà de la réduction des coûts liés au traitement et à l’envoi des courriers, il est démontré que la dématérialisation des factures divise les cycles de validation et de décision par 5 à 20.

Selon une étude PWC / DFCG, elle multiplie par 2 à 3 la productivité de traitement et réduit les coûts administratifs de 30 à 70%.

La dématérialisation des factures permet d’accélérer les délais de paiement

Premièrement, un autre avantage de la dématérialisation des factures est sans aucun doute la simplification de la validation et du traitement des factures. En effet, entre la réception d’une facture client et son paiement, les factures papier sont traitées en moyenne en 14 jours. Grâce à la digitalisation de la facturation, les délais et coûts sont divisés par 5. Les envois et échanges de pièces sont instantanés, les paiements sont déclenchés plus vite et les erreurs de saisie sont évitées.

De plus, les atouts de la dématérialisation des factures sont aussi visibles côté fournisseurs. Une fois les factures dématérialisées, le règlement pour le fournisseur est quasi systématique. Les délais de paiement sont réduits de manière drastique. Le traitement des factures est bien plus rapide avec des conséquences positives sur la trésorerie des fournisseurs.

Dématérialisation des factures : plus de fiabilité et de traçabilité des opérations

Deuxièmement, un autre avantage incontestable de la facturation électronique, c'est la traçabilité des opérations. La dématérialisation des factures contribue en effet à améliorer le pilotage de l’activité du BTP. L’utilisation de tableaux de bord intelligents permet de sécuriser le processus et protéger les données. Mais aussi de détecter des doublons ou des fraudes.

Enfin, les informations que contiennent les factures sont automatiquement reconnues et intégrées au système d’information. La dématérialisation des factures fournisseurs permet d’éviter les erreurs de saisie, les doublons, les erreurs de paiement, les risques de fraude, ou la perte de documents.

Simplification des échanges avec les clients et les fournisseurs

Comme tout élément de la transformation numérique, la dématérialisation des factures contribue à nouer de bonnes relations commerciales. Mais aussi à soigner la satisfaction client.

La dématérialisation des factures : avantage écologique

Effectivement, c’est peut-être la raison première de se lancer dans une politique « zéro papier ». Le passage à la dématérialisation permet d’éliminer les impressions papier et contribue à la diminution d’énergie significative.