Dans le secteur du BTP, de nombreuses entreprises continuent de s’appuyer sur des processus manuels pour le suivi des heures, la gestion des approvisionnements et le contrôle des coûts. Ces méthodes traditionnelles, souvent chronophages et sources d'erreurs, entraînent des retards, des dépassements budgétaires et une perte de productivité. Face à ces enjeux, la digitalisation des processus apparaît comme la solution pour optimiser la gestion des chantiers et améliorer la performance globale.
Une gestion manuelle chronophage qui alourdit le suivi de chantier
Dans le secteur du bâtiment, la gestion des chantiers repose souvent sur des méthodes traditionnelles : saisie des heures de travail sur papier, gestion des bons de commande par email, suivi des coûts sur Excel… Ces pratiques, bien que familières, sont lourdes à gérer au quotidien et particulièrement sujettes aux erreurs.
Saisie manuelle des heures de travail
La gestion des heures de travail est l’un des postes les plus sensibles dans la gestion des chantiers. Lorsque le suivi des heures est réalisé sur des feuilles de pointage papier, le processus devient rapidement fastidieux :
- Les chefs de chantier doivent collecter quotidiennement les feuilles de pointage.
- Ces données doivent ensuite être saisies manuellement dans un tableur ou un logiciel comptable.
- Le risque d’erreurs de transcription est élevé et entraine des écarts entre les heures réellement travaillées et celles déclarées.
- Un retard ou une erreur dans la saisie des heures peut générer des erreurs de paie, un surcoût de main-d'œuvre et une perte de confiance des équipes.
Traitement manuel des commandes et des factures
Le processus de commande et de facturation est un autre point de friction dans la gestion des chantiers. Lorsque les demandes d’achats sont réalisées par email ou par téléphone, les risques de perte d’information et d’erreurs sont importants :
- Commandes en double ou incorrectes.
- Retards de livraison dus à une mauvaise transmission des informations.
- Factures non conformes entraînant des écarts budgétaires.
Une gestion manuelle des commandes peut également entraîner une augmentation des coûts en raison de la mauvaise maîtrise des prix et des erreurs d’approvisionnement. Par exemple, selon le 2ᵉ baromètre sur la gestion des commandes et litiges clients, réalisé par le CXP et Esker, en partenariat avec l’AFDCC, le délai de traitement des commandes est à l’origine de 33% des retards de livraison.
Un impact direct sur les délais de chantier
Retards dans la gestion des ressources
La gestion manuelle des heures de travail et des plannings complique la coordination des équipes. Une mauvaise transmission des informations entre le chef de chantier, les équipes opérationnelles et les fournisseurs peut provoquer des retards importants :
- Manque de personnel au moment clé du chantier.
- Absence de certains matériaux à cause d’une mauvaise gestion des commandes.
- Allongement des délais d’exécution en raison de l’indisponibilité des ressources.
Selon une étude de McKinsey & Company, 98% des mégaprojets subissent des dépassements de coûts de plus de 30%, et 77% accusent des retards d'au moins 40%. Ces retards et surcoûts sont souvent attribués à des problèmes de gestion des ressources et de coordination.
Problèmes d'approvisionnement et de logistique
Un retard dans la réception des matériaux ou une erreur dans la commande d’équipements peut aussi entraîner un arrêt temporaire du chantier. Si la commande n’est pas suivie avec précision, la chaîne logistique est fragilisée, ce qui augmente les risques d’interruption du chantier :
- Livraison partielle ou erronée.
- Matériaux endommagés à cause d'un mauvais stockage.
- Difficulté à réorganiser le travail en raison de la disponibilité limitée des ressources.
Des dépassements budgétaires difficiles à maîtriser
Perte de contrôle sur les coûts de main-d'œuvre
Lorsque la gestion des heures est réalisée manuellement, le manque de visibilité sur les heures réellement travaillées complique le suivi des coûts :
- Heures supplémentaires non anticipées.
- Paie incorrecte à cause d'erreurs de saisie.
- Facturation excessive des prestataires ou intérimaires.
Selon une étude menée par KPMG en 2019, 69% des projets de construction dans le monde dépassent le budget initial d'au moins 10%.
Factures en double et paiements non conformes
Une mauvaise gestion des factures peut également entraîner le paiement en double de certaines commandes ou des erreurs dans la validation des montants facturés. Lorsque le processus de rapprochement entre la commande, la réception et la facture est manuel, le risque d'erreur est élevé :
- Factures réglées sans correspondance avec une commande validée.
- Mauvais alignement entre le prix facturé et le prix négocié.
- Retards de paiement entraînant une dégradation des relations avec les fournisseurs.
Le non-respect des délais de paiement peut également avoir un impact sur la santé financière des sous-traitants et mettre en péril la continuité du chantier.
Le levier de la digitalisation pour un contrôle optimisé
Automatisation du suivi des heures
La mise en place d’un outil digital comme iBAT TEMPS permet de suivre en temps réel les heures travaillées par les équipes. Grâce à une saisie automatique via un pc ou une application mobile, le chef de chantier gagne en visibilité et en réactivité :
- Pointage automatique des heures de travail.
- Suivi en temps réel des présences et des absences.
- Intégration directe dans la paie et la comptabilité.
Centralisation des commandes et des réceptions
Grâce à une plateforme d’achat comme iBAT ACHAT, le processus de commande devient fluide et transparent :
- Commandes passées directement via une interface unique.
- Suivi des livraisons en temps réel.
- Rapprochement automatique entre commande, réception et facture.
Analyse des écarts budgétaires et reporting automatisé
Avec une solution digitale, les écarts budgétaires sont détectés automatiquement et permet une correction rapide des dérives :
- Alertes en temps réel en cas de dépassement budgétaire.
- Reporting automatique sur la consommation des ressources.
- Prévision des coûts futurs grâce à une analyse des tendances.
En conclusion, la gestion manuelle des chantiers entraîne des retards, des surcoûts et une perte de productivité. Les erreurs de saisie, le manque de visibilité sur les dépenses et la difficulté à coordonner les équipes sont autant de freins à la compétitivité. La mise en place d’une solution digitale comme iBAT permet de simplifier la gestion des heures, de centraliser les commandes et d’améliorer le suivi budgétaire.
👉 Il est temps pour vous de passer au digital pour garantir la réussite de vos chantiers !
