Dans le secteur du BTP, la gestion des bons de commande reste souvent manuelle. Pourtant, la dématérialisation des bons de commande s’impose aujourd’hui comme une solution stratégique pour simplifier les processus, améliorer la traçabilité et renforcer la maîtrise des coûts.
Qu’est-ce qu’un bon de commande dans le BTP ?
Dans le BTP, un bon de commande est un document contractuel qui formalise une commande passée auprès d’un fournisseur ou d’un sous-traitant. Il contient des informations essentielles comme :
- La nature des matériaux ou services commandés
- Les quantités et les prix négociés
- Les délais de livraison
- Les conditions de paiement
Une erreur ou une perte de ce document peut avoir des conséquences directes sur la rentabilité d’un chantier : livraison tardive, surcoûts imprévus ou litiges avec les fournisseurs.
Les limites de la gestion manuelle des bons de commande
Des erreurs fréquentes et coûteuses
La gestion des bons de commande est souvent réalisée à la main ou via des fichiers Excel, ce qui multiplie le risque d’erreurs :
- Saisie incorrecte des quantités ou des prix
- Perte de documents papier
- Mauvais rapprochement entre la commande, la réception et la facture
Un manque de visibilité sur les commandes
Lorsqu’un chantier génère des dizaines, voire des centaines de commandes chaque mois, le suivi manuel devient rapidement ingérable. Les équipes ont du mal à vérifier en temps réel l’état des commandes, ce qui complique la gestion des stocks et des approvisionnements.
Une validation lente et laborieuse
Le processus de validation des bons de commande est souvent complexe : une commande papier doit être vérifiée, signée, transmise au service achats puis envoyée au fournisseur. Cette lourdeur administrative ralentit le traitement des commandes et retarde l’approvisionnement sur chantier.
Les bénéfices de la dématérialisation des bons de commande
Amélioration de la traçabilité et du contrôle budgétaire
En dématérialisant les bons de commande, toutes les données sont centralisées dans une plateforme unique, accessible en temps réel, ce qui permet de :
- Suivre l’état d’avancement des commandes (passées, validées, livrées)
- Contrôler les montants engagés par rapport au budget alloué
- Éviter les commandes en doublon ou les dépassements de budget
Gain de temps sur la gestion administrative
Une solution digitale permet de générer automatiquement les bons de commande à partir de modèles préétablis, d’intégrer les données fournisseurs et de faciliter la validation via un workflow automatisé :
- Selon Pitney Bowes, la dématérialisation fiscale permet une réduction de 30% du temps de traitement
- Plus besoin de papier, d’envoi manuel ou de ressaisie des données
- Validation des commandes en quelques clics
Amélioration de la gestion des stocks et des approvisionnements
Une gestion dématérialisée permet de croiser automatiquement les commandes passées avec l’état des stocks et les besoins du chantier pour garantir :
- Une meilleure anticipation des besoins
- Une gestion optimisée des quantités commandées
- Moins de risques de ruptures de stock ou de surapprovisionnement
Réduction des litiges avec les fournisseurs
En automatisant le processus de commande, le rapprochement entre le bon de commande, la réception et la facture est facilité pour éviter :
- Les écarts entre la commande initiale et la livraison
- Les factures incorrectes
- Les retards de paiement liés aux erreurs de rapprochement
Conformité et respect des procédures internes
Une solution digitale permet de paramétrer les autorisations de commande, de valider automatiquement les montants engagés et de suivre la conformité des achats par rapport aux règles internes de l’entreprise :
- Moins de risques de fraudes ou de dépassements budgétaires
- Respect des procédures de validation internes
- Conservation automatique des historiques de commandes
Chiffres clés sur la dématérialisation des bons de commande
- Selon une étude menée par Vertuoza, la digitalisation améliore la productivité des professionnels du bâtiment de 50 à 60%
- La digitalisation permet une réduction des coûts opérationnels de 30% selon Axecibles
- La dématérialisation des factures peut diviser par 7 les délais de traitement selon iTESOFT
En conclusion, la dématérialisation des bons de commande est un levier puissant pour optimiser la gestion des achats dans le BTP. En automatisant la génération, la validation et le suivi des commandes, les entreprises du secteur gagnent en efficacité, en traçabilité et en contrôle budgétaire. Les solutions digitales comme iBAT offrent une visibilité en temps réel sur les commandes, simplifient le processus de validation et réduisent considérablement le risque d'erreurs. Adopter une gestion automatisée des bons de commande permet non seulement de sécuriser les approvisionnements mais aussi de renforcer la compétitivité des entreprises du BTP dans un environnement toujours plus complexe et concurrentiel.
