La facturation électronique : ce qu’il faut savoir

La transition vers la facturation électronique en France

La facturation électronique : définition et principes de base

La facturation électronique est l'émission, la réception et le traitement de factures sous forme électronique.

Ce type de facture doit respecter un certain nombre de règles. Elles doivent être :

Etablies dans un format électronique standardisé (format PDF/A)
Signées électroniquement pour garantir l'authenticité et l'intégrité du document
Transmises par un canal sécurisé comme un portail de facturation électronique ou un service de messagerie sécurisée

A partir de l’application de loi de facturation électronique, les entreprises qui ne respectent pas l'obligation d'émettre ou de recevoir des factures électroniquement encourent des sanctions financières.

Les bénéfices par rapport à la facturation papier traditionnelle

La loi de facturation électronique a été votée pour plusieurs raisons. Tout d’abord, elle permet de réduire les coûts. Selon une étude de l'Afipeg, les factures électroniques permettent de réduire les coûts de traitement des factures de 20 à 30%.

Ce type de factures est aussi plus facile à archiver et à retrouver. Elles sont en effet moins susceptibles d'être perdues ou altérées. Elles aident également à lutter contre la fraude à la TVA en facilitant le contrôle des flux de trésorerie des entreprises. Enfin, elles permettent de réduire le temps de traitement des factures. Selon une étude du cabinet EY, la facturation électronique peut permettre aux entreprises de gagner jusqu'à 1 jour par semaine sur le traitement des factures.

Plus spécifiquement, cette loi vise à :

Réduire les coûts
Améliorer la productivité et automatiser les processus de traitement des factures
Améliorer la traçabilité
Sécuriser les transactions

Cadre législatif et échéances de la facturation électronique

La législation française a ajusté le calendrier de déploiement. Désormais, la généralisation de la facturation électronique s'appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026. Ce changement sera suivi le 1er septembre 2027 par l'obligation pour les PME et les TPE d'émettre des factures électroniques.

Les nouvelles dates de déploiement sont donc les suivantes :

1er septembre 2026 : obligation de recevoir des factures électroniques pour toutes les entreprises.
1er septembre 2027 : obligation d'émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
1er septembre 2028 : obligation d'émettre des factures électroniques pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.

Les entreprises qui ne respecteront pas cette obligation encourent des sanctions financières pouvant aller jusqu'à 10 000 euros.

Processus de transition et conseils pratiques

Étapes et recommandations pour une transition réussie vers la facturation électronique

La transition vers la facturation électronique est un projet important qui nécessite une préparation et une planification minutieuses. Voici les étapes clés à suivre pour garantir un passage en douceur :

1. Évaluation des besoins et choix de la solution

La première étape consiste à évaluer les besoins de votre entreprise afin de déterminer les types de factures que vous émettrez et recevrez. Vous pouvez ensuite commencer à rechercher une solution de facturation.

2. Formation et sensibilisation des équipes

Une fois que vous avez choisi une solution de facturation, vous devez former vos équipes à son utilisation, les fonctionnalités, processus et les exigences de sécurité.

3. Intégration et tests

Une fois que vos équipes sont formées, vous pouvez commencer à intégrer la solution dans vos systèmes informatiques. Il est important de tout d’abord tester la solution avant de la mettre en production pour vous assurer qu'elle fonctionne correctement.

4. Mise en production

Une fois que vous avez testé la solution, vous commencerez à émettre et à recevoir des factures électroniques.

En plus de suivre les étapes ci-dessus, vous pouvez en amont :

Commencer à planifier votre transition dès à présent
Obtenir le soutien de la direction pour garantir le succès de la transition
Communiquer avec vos clients et fournisseurs pour vous assurer qu’ils sont au courant de votre transition

Solutions et outils disponibles

Les entreprises disposent aujourd’hui d'une palette variée de solutions et d'outils pour mettre en place la facturation électronique.

Logiciels de comptabilité

De nombreux logiciels de comptabilité proposent des fonctionnalités de facturation. Simples à utiliser, ils peuvent être intégrées à d'autres systèmes informatiques de l'entreprise.

Plateformes de facturation électronique SaaS

Ces plateformes sont des solutions hébergées dans le cloud. Elles sont généralement plus flexibles que les logiciels de comptabilité et peuvent être utilisées par des entreprises de toutes tailles.

Solutions de facturation électronique sur site

Ce type de solutions sont installées sur les serveurs de l'entreprise. Elles offrent généralement un plus grand contrôle que les solutions SaaS mais elles peuvent être plus coûteuses et plus complexes à déployer.

Connecteurs

Les connecteurs sont des logiciels qui permettent d'intégrer des solutions de facturation à d'autres systèmes informatiques. Ils sont généralement fournis par les fournisseurs de solutions de facturation électronique.

Services d'intégration

Ces services peuvent être fournis par des consultants ou des prestataires de services informatiques. Ils peuvent être utiles si vous souhaitez intégrer votre solution de facturation à des systèmes complexes.

Outils tiers

Des outils tiers peuvent être utilisés pour collecter des données de facturation électronique à partir de différentes sources. Ils peuvent fournir des informations plus détaillées que les outils intégrés.

Pour plus d'informations