Assistante administrative du BTP : le digital, un gain de temps

Les avantages du digital pour l'assistante administrative du BTP

Organisation des documents

Premièrement, la gestion des documents est souvent une tâche fastidieuse et chronophage pour une assistante administrative du BTP. Néanmoins, avec les outils de gestion de documents numériques, cette tâche peut être considérablement simplifiée. Par exemple, les logiciels de gestion administrative permettent de stocker et de partager des documents en ligne avec ses équipes ou/et ses fournisseurs. Ces outils peuvent également faciliter la collaboration entre le service administratif et les compagnons sur le chantier. L’assistante administrative évite les allers-retours physiques entre les différents intervenants.

Gestion des tâches

Par ailleurs, avec un grand nombre de tâches à gérer, les assistantes administratives peuvent rapidement se sentir débordées. Toutefois, avec des outils de gestion de tâches et de planning comme IBAT Temps, ces tâches sont simplifiées. Elles peuvent ainsi facilement planifier, organiser et suivre l'avancement des tâches, du budget et du pointage des équipes en temps réel. Elles peuvent ainsi gérer efficacement les priorités et produire des fiches de paie plus conformes sans risque d’erreur.

Communication

La communication est également un élément clé pour l’assistante administrative du BTP. En effet, elle doit être en mesure de communiquer et de partager des informations efficacement avec les différents intervenants (clients, fournisseurs, équipes de chantier...). Grâce aux outils numériques actuels, les échanges s’effectuent facilement et rapidement tout en évitant les pertes d'information ou les malentendus.

Portrait d'une assistante administrative du BTP

Polyvalente

Une assistante administrative dans le secteur BTP est une professionnelle polyvalente. Elle connait sur le bout des doigts les processus et les exigences du secteur.

Organisée

Tout d'abord, une assistante administrative est organisée. Elle gère les projets, les plannings et les budgets. Elle communique efficacement avec les clients, les fournisseurs et les membres de son équipe.

Technophile

L'assistante administrative possède aussi une excellente maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion de projet, de traitement de texte, de tableur et de présentation.

Rigoureuse

De plus, elle est rigoureuse et a un grand souci du détail. En effet, elle s'assure que les documents sont conformes et elle connait les règles et des réglementations en matière de construction.

Autonome

Enfin, elle a un bon esprit d'équipe, elle est autonome et est capable de travailler sous pression. Son rôle est d'assister les équipes de construction et de s'assurer que les projets sont menés à bien dans les délais impartis.

En somme, dans un environnement de plus en plus exigeant et complexe, l’assistante administrative du BTP doit être en mesure de gérer efficacement les tâches administratives pour contribuer à la réussite des projets de construction. Grâce aux outils numériques, les assistantes administratives améliorent l’efficacité des processus afin de gagner du temps et d'améliorer la productivité de toute l’équipe. Enfin, en adoptant ces solutions digitales, elles peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et ainsi contribuer plus efficacement à la réussite de l’entreprise.