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La période de la COVID-19 s’est révélée propice à une réflexion : la digitalisation des entreprises du BTP et des fournisseurs. Une priorité pour la fonction achat a alors vu le jour. Il est devenu nécessaire de simplifier et gagner du temps sur la gestion des commandes !
Un gain de temps précieux sur les commandes et les achats
Les chefs de chantier courent souvent après une ressource précieuse : le temps.
Qu’il s’agisse de terminer un chantier, de relancer un client /ses fournisseurs, d’effectuer des tâches administratives ou de passer les commandes, Il est parfois difficile de respecter scrupuleusement les deadlines.
Cependant, à l'ère de la digitalisation, le chef de chantier peut s’appuyer sur un site web, une application mobile ou de commande telle qu’IBAT. En quelques clics, il retrouve les catalogues produits de ses fournisseurs habituels. Il consulte les fiches produits, les offres du jour et les produits négociés. Il commande en ligne facilement après consulté l’état des stocks. Nul besoin de passer en magasin ou de contacter par téléphone son fournisseur.
Grâce à la digitalisation, tout s’effectue en ligne (24h/24, du bureau comme en mobilité). Quand on sait que 92% des responsables sont équipés d’un smartphone sur un chantier…
Une relation client – fournisseurs aux p’tits oignons
Bien communiquer avec les fournisseurs.
Certes, la dématérialisation du processus d’achat bouleverse l’organisation des entreprises et la manière de communiquer avec les fournisseurs. Pour autant, le digital n’est pas une menace pour les activités commerciales. Au contraire, la transformation numérique permet de mieux organiser et répondre aux besoins des clients. C’est là que les fournisseurs ont une carte à jouer !
Il est important de mettre à disposition des clients une solution digitale pour commander les achats de chantier. Les équipes commerciales peuvent alors réinvestir leur temps dans le développement d’une relation de proximité, personnalisée et suivie. Informer, conseiller et accompagner les clients tout au long de leur parcours d’achat est un prérequis. L'objectif est de renouer le contact et de les engager sur le long terme.
Le traitement interne des commandes simplifié
Digitalisation des tâches opérationnelles.
Qui dit digitalisation du processus d’achat dit digitalisation des tâches opérationnelles en interne. Et donc gain de temps considérable. Validation des commandes, édition des bons de commande, émission des factures... Ces tâches chronophages, répétitives et sans valeur ajoutée sont désormais traitées en temps réel. Elles sont envoyées automatiquement aux entités concernées sans que le chef de chantier n’ait besoin d’y penser.
Autre impact positif : recourir à la digitalisation des achats. Cela contribue à fiabiliser les données de facturation et à sécuriser les échanges entre le chef de chantier et la fonction achat. Cela permet également de gagner en visibilité sur l’ensemble du processus (historique des commandes, factures, données fournisseurs, informations sur les statuts de paiement...) mais aussi sur le traitement des anomalies tarifaires pouvant mener à des erreurs de comptabilité. Aucun oubli n’est possible !
Fini les litiges, factures et retards de paiement avec vos fournisseurs !
Un autre avantage clé de la digitalisation des ventes : la gestion des litiges avec les fournisseurs.
Réclamation client, défaut de qualité/mauvaise adresse de livraison, facture erronée ou non conforme au bon de commande... Tous ces aléas conduisent souvent à un retard de paiement. Si le client est désormais seul responsable de ses commandes en ligne (ce qui permet aux équipes de se décharger de cette charge mentale), il est primordial de préserver la relation client/fournisseur. Il est essentiel de suivre en temps réel l’évolution des commandes et de repérer facilement les éventuels litiges pour les résoudre rapidement. Les erreurs étant évitées, il n’y a plus de raison pour le client de bloquer les factures et de retarder le paiement.
Une des grandes forces de la digitalisation des achats est de pouvoir centraliser et simplifier l’ensemble des demandes. Là encore, l’ensemble des interactions avec les clients, les commandes et bons de livraison sont automatiquement remontés dans l’ERP. Sans qu’il n’y ait besoin d’une action humaine. Cela occasionne une réduction significative des risques d’erreur. Toutes les informations et données relatives sont tracées et accessibles à tout moment. Vos équipes retrouvent en quelques clics tous les éléments sans qu’il soit nécessaire de consolider les données ou d’actualiser les informations à différents endroits.
À la clé : plus de disponibilité pour les clients. En effet, la digitalisation de la prise de commande permet aux équipes de se concentrer sur les demandes complexes et techniques et d’apporter de la valeur aux tâches à haute valeur ajoutée... Conseiller les chefs de chantier, valoriser vos nouveaux produits et prospecter de potentiels clients.
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