Nous poursuivons notre retour d’expérience sur la mise en place d’un outil d’e-achat dans le secteur du BTP avec le témoignage d’Aude Paquet responsable achat pour le Groupe Demathieu Bard et en charge du déploiement de la solution IBAT ACHAT. Elle nous parle en toute transparence des problématiques quotidiennes liées aux achats et les évolutions permises par l’utilisation d’IBAT ACHAT.

 

Avoir une bonne visibilité des commandes passées sur les chantiers et mieux capter les données venant du terrain, telle était la principale problématique du service achats. En effet, la plupart des tâches liées aux achats et aux approvisionnements étaient faites à l’ancienne, par téléphone et sur papier et entraînaient une complexification et un ralentissement des process.

La mise en place d’un outil numérique d’e-procurement a permis de simplifier et automatiser les process comme nous l’explique Aude Paquet.

 

Bonjour Aude, comment gériez-vous vos achats avant l’application IBAT ACHAT ?

 

Avant IBAT, nous gérions les commandes avec des bons papier, avec de multiples feuillets : un pour le fournisseur, un pour le classeur, etc. Ensuite, le bon de livraison était mis dans une bannette et en fin de mois, il fallait faire correspondre le bon de commande avec le bon de livraison et la facture.

Il était nécessaire d’être sur le chantier pour pouvoir faire tout ça et le problème c’est qu’il y avait des pertes de bons de commande, de bons de livraison, pertes que nous n’avons maintenant plus avec l’utilisation d’IBAT ACHAT.

 

Quels étaient les points de difficulté ?

 

Les points de difficulté, c’était tout d’abord de retrouver les bons de commande qui allaient avec les bons de livraison en fin de mois, de faire ce rapprochement afin de pouvoir valider les factures ensuite.

Il y avait aussi les litiges par rapport à la non-formalisation des commandes. C’est-à-dire que beaucoup de commandes étaient passées d’abord par téléphone, la régularisation se faisait ensuite sur le bon de commande mais c’était fait à la main.  Si on n’était pas d’accord sur le prix à facturer, on ne s’en rendait compte qu’au moment de recevoir la facture.

L’outil permet de formaliser les échanges entre le fournisseur et le chantier et de diminuer le nombre de litiges.

Une autre chose, c’était la non-application de nos tarifs négociés. Les tarifs de nos contrats-cadres sont présents sur notre intranet sous forme de Pdf mais qui ne sont pas toujours très lisibles. Maintenant, l’avantage obtenu avec IBAT ACHAT c’est que nous avons un comparatif.  Les différents tarifs négociés sont affichés, il suffit de choisir un tarif et c’est celui qui va être appliqué pour la commande.

 

Quels gains avez-vous constatés depuis l’utilisation d’IBAT ACHAT?

 

Nous sommes très satisfaits de l’application. Au service achat, cela nous permet de connaître nos niveaux de dépenses, de savoir auprès de qui on commande.  C’était l’une de nos difficultés : nous ne savions pas qui commandait auprès de quel fournisseur, en quelle quantité et à quel prix. Aujourd’hui, l’avantage avec IBAT c’est que l’on a toute cette visibilité. Au niveau des chantiers, cela permet aux équipes d’avoir toute la traçabilité, du bon de commande, au bon de livraison jusqu’à la facture. Ils peuvent même faire leurs extractions en fin de mois de tout ce qui s’est passé sur le chantier.

 

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